POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AMPARO LEX S.A.S
El presente documento tiene como finalidad dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellas en bases de datos o archivos. Asimismo, busca garantizar los demás derechos, libertades y garantías constitucionales mencionados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
AMPARO LEX S.A.S garantiza los derechos de privacidad, intimidad y buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en el desarrollo de actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, suministren información o datos personales a AMPARO LEX S.A.S, podrán conocer, actualizar y rectificar dicha información.
Para este fin, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 literal f de la Ley 1581 de 2012, AMPARO LEX S.A.S adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: AMPARO LEX S.A.S
DOMICILIO Y DIRECCIÓN: Carrera 33 # 4 oeste 44, Pasto, Colombia
TELÉFONO: 3009291236
CORREO ELECTRÓNICO: contacto@amparolex.co
1. LEGISLACIÓN APLICABLE
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Decreto 1377 de 2013 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012". Serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.
2. ÁMBITO Y APLICACIÓN
Esta política se aplicará y, por ende, obligará a las siguientes personas:
- Representantes legales y/o administradores societarios.
- Personal interno de AMPARO LEX S.A.S, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
- Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a AMPARO LEX S.A.S bajo cualquier tipo de modalidad contractual.
- Los accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
- Personas públicas o privadas en condición de usuarios de los datos personales.
- Las demás personas que establezca la ley.
3. CONCEPTOS Y DEFINICIONES
Para los efectos de esta política, se definen los siguientes términos:
- Administrador de la Base de Datos Personales: Persona encargada del tratamiento de una o más bases de datos.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos Sensibles: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Transferencia: Envío de información o datos personales a un receptor que también es responsable del tratamiento.
- Tratamiento: Operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS
AMPARO LEX S.A.S se regirá por los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:
- Legalidad: Actividad reglada conforme a la ley.
- Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima.
- Libertad: Tratamiento con consentimiento del titular.
- Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: Derecho del titular a obtener información acerca de sus datos.
- Acceso y Circulación Restringida: Tratamiento solo por personas autorizadas.
- Seguridad: Protección de la información mediante medidas técnicas, humanas y administrativas.
- Confidencialidad: Obligación de garantizar la reserva de la información.
5. AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y tratamiento de datos personales requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares. AMPARO LEX S.A.S ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares de los datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar y probar el otorgamiento de dicha autorización.
5.1 FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o de manera verbal o telefónica, o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Con la aceptación y registro en nuestros servicios, se entiende automáticamente autorizado AMPARO LEX S.A.S para el manejo de estos datos.
5.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
AMPARO LEX S.A.S adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales.
6. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que se pone a disposición del titular para que se informe del tratamiento que le va a dar AMPARO LEX S.A.S a sus datos personales.
6.1 CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad deberá contener la siguiente información:
- Identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
- Tipo de tratamiento y la finalidad de este.
- Derechos del titular.
- Mecanismos para conocer la política de tratamiento de la información.
7. DERECHOS Y DEBERES
7.1 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado del uso de sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
7.2 DEBERES DE AMPARO LEX S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
AMPARO LEX S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
- Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
- Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
- Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta.
- Suministrar información veraz y completa a los responsables del tratamiento.
- Exigir respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos señalados.
- Informar sobre el uso dado a los datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad.
- Cumplir con las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
7.3 DERECHO DE ACCESO
El titular tiene derecho a acceder y consultar su información personal. AMPARO LEX S.A.S debe garantizar el derecho de acceso del titular en tres vías:
- Conocer la existencia del tratamiento de sus datos personales.
- Tener acceso a sus datos personales.
- Conocer las circunstancias esenciales del tratamiento.
7.4 RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
El titular tiene derecho a solicitar la actualización o rectificación de sus datos personales. AMPARO LEX S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar la información cuando sea incompleta o inexacta.
7.5 SUPRESIÓN DE DATOS
El titular tiene el derecho a solicitar la supresión de sus datos personales cuando:
- Los datos ya no son necesarios para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Los datos no están siendo tratados conforme a los principios legales.
- Los datos han dejado de ser necesarios o pertinentes.
La supresión de los datos personales se realizará automáticamente con la eliminación de la cuenta de usuario, salvo que se necesite conservar datos mínimos para el ejercicio de acciones legales por incumplimiento del cliente o usuario.
7.6 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria será automática con la eliminación de la cuenta de usuario, salvo que se necesite conservar datos mínimos para el ejercicio de acciones legales por incumplimiento del cliente o usuario.
8. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
8.1 CONSULTAS
Los titulares pueden consultar su información personal en cualquier base de datos. AMPARO LEX S.A.S garantiza el derecho de consulta suministrando la información contenida en el registro individual bajo las siguientes reglas:
- El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales en las políticas de tratamiento de la información.
8.2 RECLAMOS
Los titulares o sus causahabientes pueden presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquier deber contenido en la Ley 1581 de 2012.
9. POLÍTICA Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
9.1 POLÍTICA
AMPARO LEX S.A.S se compromete a garantizar la protección de los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que suministren información personal, cumpliendo con las disposiciones legales y reglamentarias.
9.2 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
AMPARO LEX S.A.S recolecta, almacena, usa, circula y transfiere datos personales para:
- Cumplir con obligaciones legales y contractuales.
- Gestionar datos relacionados con recursos humanos.
- Administrar asuntos internos.
- Realizar el proceso de debida diligencia de clientes o proveedores.
- Cumplir con leyes nacionales e internacionales.
- Lograr una eficiente comunicación con el titular de la información.
- Proveer servicios.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Entregar y ofrecer información, contenido y publicidad.
- Elaborar y reportar información estadística y análisis de seguridad.
- Solicitar, capturar, consultar, actualizar, suministrar, reportar, procesar, transmitir y transferir información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero y comercial de los clientes.
- Proteger la seguridad y bienestar de los clientes.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
10.1 MEDIDAS DE SEGURIDAD
AMPARO LEX S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10.2 IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD
AMPARO LEX S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos personales.
11. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES
AMPARO LEX S.A.S podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables. Los titulares autorizan expresamente para transferir y transmitir datos personales.
12. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AMPARO LEX S.A.S, a través del correo electrónico: contacto@amparolex.co, será la responsable del tratamiento de los datos personales.
13. VIGENCIA
La presente política rige a partir del 01 de agosto de 2024 y deja sin efectos las políticas de tratamiento de datos personales que se hubiesen adoptado previamente.
14. DECLARACIÓN DEL ABOGADO APODERADO
Al aceptar estas condiciones, el usuario declara bajo su responsabilidad que actúa en calidad de abogado apoderado debidamente constituido, que cuenta con la autorización previa, expresa e informada de su cliente para registrar, consultar y gestionar la información de los procesos en la plataforma, y que asume la plena responsabilidad por la legitimidad y veracidad de los datos suministrados.
GABRIEL SALAS TROYA
Representante Legal
AMPARO LEX S.A.S